Professionisti e antiriciclaggio: chiarimenti dell’UIC

Identificazione del cliente: quando è possibile non ripeterla
CASO 1
Quando occorre procedere all’identificazione dei clienti? E nel caso di prestazioni continuative, qual è per l’appunto quella della tenuta della contabi-lità, è sufficiente procedere una sola volta alla identificazione del cliente?
L’identificazione rappresentata quell’operazione ri-volta:
• alla verifica dell’identità del cliente e della per-sona per conto della quale eventualmente egli opera;
• nonché all’acquisizione dei relativi dati identi-ficativi per la successiva raccolta e conservazio-ne nell’archivio unico.
L’identificazione, ai sensi dell’art. 3 del D.M. 3 febbraio 2006, n. 141, deve riguardare “ogni clien-te qualora la prestazione professionale fornita ab-bia ad oggetto mezzi di pagamento, beni o utilità di valore superiore a Euro 12.500”. Tale obbligo sussiste in ogni caso, relativamente a quelle opera-zioni il cui valore non è determinato o determi-nabile. Costituiscono, in ogni caso, operazioni di valore non determinabile la costituzione, la gestione o l’amministrazione di società, enti, trust o strutture analoghe, nonché gli incarichi di revisione contabi-le, di tenuta della contabilità, paghe e contributi e l’esecuzione di adempimenti in materia di lavoro, previdenza e assistenza. Relativamente alle prestazioni professionali perio-diche, secondo quanto precisato di recente dall’UIC (documento del 31 ottobre 2006 rivolto ai profes-sionisti) occorre distinguere tra incarico a tempo indeterminato, e quelle a tempo determinato: 1) incarico a tempo indeterminato: trattasi di quello più frequente nella pratica quotidiana; es-so, secondo l’autorevole parere dell’UIC, non ri-chiede il rinnovo della identificazione e quindi della registrazione poiché non ha una scadenza;
2) incarico a tempo determinato: anche l’incarico a tempo determinato, così come il caso preceden-te, non richiede il rinnovo della registrazione del cliente se prevede il tacito rinnovo.
L’obbligo, tuttavia potrebbe sussistere, nel secondo caso sopra indicato, quando però esiste un nuovo contratto d’opera, conferito dal cliente al professio-nista e accettato dallo stesso. Le suddette indicazioni, tuttavia, non fanno venir meno in capo al professionista l’obbligo della regi-strazione, nell’ipotesi di prestazioni che si concre-tizzano in un intervento dello stesso professionista nella trasmissione, movimentazione o gestione di mezzi di pagamento beni o utilità in nome e per conto del cliente d’importo superiore ai 12.500 euro nonché per l’assistenza al cliente per la progettazio-ne o realizzazione della trasmissione.
Mod. F24 e antiriciclaggio
La ricezione e l’utilizzo per conto del cliente di mezzi di pagamento per importi, anche frazionati se riferiti allo stesso incarico, superiori ai 12.500 euro al fine del pagamento delle imposte, carat-terizza di per sé una delle prestazioni professio-nali per cui sussistono gli obblighi antiriciclag-gio di identificazione e registrazione nell’archi-vio unico a prescindere dal fatto che le operazio-ni transitino integralmente nei canali finanziari abilitati (F24, cumulativo).
In conseguenza di quanto appena detto, sorge per il professionista, che ha un cliente al quale tiene la contabilità e verso il quale ha già provveduto alla
identificazione e registrazione, l’obbligo di dover registrare la prestazione relativa ai versamenti fi-scali telematici (art. 37, comma 49, Legge n. 248/2006) in nome e per conto del cliente quando le imposte cumulate sul Mod. F24 superino la so-glia dei 12.500 euro, e ciò, naturalmente, a pre-scindere dal fatto che le operazioni transitino inte-gralmente nei canali finanziari abilitati (F24, cu-mulativo).
Assegni bancari: contabilità e antiriciclaggio
CASO 2
Tra gli altri obblighi in capo ai professionisti, vi è quello di segnalare entro trenta giorni al Ministero dell’Economia e delle Finanze le infrazioni di cui vengono a conoscenza, relative alle limitazioni del-l’uso del contante. A tale proposito si chiede: se dalla gestione della contabilità di un cliente si rile-va il pagamento di una fattura con assegno banca-rio di importo superiore a 12.500 euro, quali verifi-che vanno fatte per accertarsi dell’esistenza sul-l’assegno della clausola di non trasferibilità, consi-derato che in studio l’assegno non passa?
L’art. 1, comma 1, del D.L. n. 143/1991, impone il divieto di effettuare, a qualsiasi titolo, tra soggetti diversi, trasferimenti di denaro, di libretti di depo-sito bancari o postali al portatore o di titoli al por-tatore in euro o in valuta estera, quando l’importo da trasferire è complessivamente superiore a 12.500 euro. Il trasferimento è legittimo se esegui-to a favore o per il tramite di intermediario abilita-to. Tale divieto riguarda sia i privati cittadini che i professionisti e imprenditori e sussiste a prescinde-re dalla natura dell’operazione alla quale il trasferi-mento si riferisce. La violazione in esame si “per-feziona” nel momento in cui il “trasferimento” avviene tra “soggetti diversi”. Diventano, pertanto, responsabili tutti i soggetti che hanno effettuato il trasferimento, e cioè sia colui che ha consegnato la somma in questione, sia colui che ha ricevuto i valori trasferiti.
Intermediario abilitato
L’intermediario “abilitato” è colui che, per leg-ge o per effetto di provvedimento amministrati-vo, è svincolato dai limiti relativi all’uso del denaro e dei titoli al portatore nelle transazioni ed alla circolazione degli altri mezzi di paga-mento. Rientrano in tale categoria ad esempio, le banche, le Poste Italiane S.p.A., ecc. (art. 4, D.Lgs. n. 56/2004).
Tuttavia, qualora uno dei due soggetti è un inter-mediario abilitato, nessuna violazione viene commessa. Ad esempio, qualora una persona porti in banca una somma per contanti per un importo pari a 14.500 euro, pur se trattasi di somma supe-riore ai limiti consentiti, nessun rilievo sarà effet-tuato in quanto si è in presenza di un intermediario abilitato.
Limitazione alla circolazione del contante
Non è possibile effettuare, trasferimenti di:
• denaro contante, libretti di deposito bancari o postali al portatore, titoli al portatore in euro o in valuta estera;
• tra privati cittadini, imprenditori e professionisti;
• qualora l’importo da trasferire superi comples
• sivamente la soglia di 12.500 euro. Non rientrano nel suddetto divieto:
• i titoli nominativi;
• i libretti di risparmio nominativi.
Si considerano, invece, effettuate tra soggetti diver-si e, quindi sanzionabili, quelle operazioni che comportano la circolazione di somme, che superano la soglia dei 12.500 euro e non rispettano le regole richieste dalla norma (assegni privi della clausola di non trasferibilità, ecc.). A tale proposito ricordiamo:
• i passaggi di denaro tra soci e società (è il caso, ad esempio, di conferimenti o finanziamenti fatti dai soci alla società);
• i passaggi di denaro tra cliente e professionista:
– per il pagamento della parcella;
– per il pagamento di imposte e tasse del cliente;
• il pagamento di fatture a fornitori per contanti.
Esempio
Il Sig. Rossi acquista da un concessionario che emet-te regolare fattura un’autovettura in contanti conse-gnando la somma di euro 15.600 euro, che paga in un’unica soluzione. In tale circostanza, al venditore ed al compratore si rende applicabile una sanzione pecuniaria che va dall’1% al 40% dell’importo tra-sferito.
A seguito di quanto sopra, qualora da una prima no-ta contabile risulti che un fornitore è stato pagato con assegno, si presenta il caso che stiamo esami-nando. A tale proposito, si ricorda che l’UIC di re-cente ha chiarito che nei casi di infrazioni relative agli assegni bancari e circolari, l’art. 7, comma 1, del D.Lgs. n. 56/2004 evidenzia come “le segnala-zioni debbano essere effettuate dalla banca che li accetta in versamento e da quella che ne effettua l’estinzione”.
Regole per l’assegno bancario
Qualora venga emesso un assegno bancario di importo superiore a 12.500 euro, è necessario che esso rechi:
• il nome o la ragione sociale del beneficia-rio;
• la clausola di non trasferibilità.
Ciò, però, non esclude che tali compiti riguardino tutti i soggetti indicati nell’art. 2 del D.Lgs. n. 56/2004 e quindi anche i professionisti, i quali, li-mitatamente ai loro compiti di servizio e nei limi-ti delle loro attribuzioni, dovranno riferire, quan-do hanno notizia di infrazioni alle disposizioni di cui all’art. 1 della legge antiriciclaggio e, pertan-to, anche in merito ad assegni bancari, circolari, o titoli similari, superiori ai 12.500 euro senza men-zione del beneficiario e clausola di non trasferibi-lità. Tuttavia, ciò potrà avvenire solo in relazione ai titoli che “transitino” sotto il diretto monito-raggio del professionista mentre, evidentemente, per il caso esaminato, e cioè la semplice rileva-zione in contabilità di un pagamento avvenuto per il tramite di un assegno, il professionista non potrà essere chiamato a nessuna indagine parti-colare in merito.
Identificazione: documentazione necessaria
CASO 3
Quali documenti occorre richiedere al cliente di uno studio all’atto della identificazione?
Tra gli adempimenti introdotti dalla normativa anti-riciclaggio si ricordano in particolare:
• identificazione;
• registrazione;
• segnalazione delle operazioni sospette. L’identificazione consiste nella verifica dell’iden-tità del cliente e del soggetto per conto del quale il professionista opera, nonché nell’acquisizione dei loro dati identificativi per la conservazione nell’ar-chivio unico. Il D.M. n. 141/2006, all’art. 4, prevede che l’identi-ficazione viene effettuata dal libero professionista
in presenza del cliente al momento in cui inizia la prestazione professionale a favore del cliente, anche attraverso una delega ai propri collaboratori, mediante un documento valido per l’identificazione non scaduto (cfr. Tavola n. 1).
Attenzione
• Se il conferimento dell’incarico è compiuto con-giuntamente da più clienti, l’identificazione è do-vuta per ciascuno di essi.
• Qualora della prestazione professionale siano stati incaricati congiuntamente più professionisti, cia-scuno di essi deve procedere alla identificazione.

METODOLOGIA di identificazione

Diretta
Indiretta
A distanza

Identificazione diretta È effettuata con la presenza fisica contestuale del cliente e del professionista ovvero di un dipenden-te o collaboratore di quest’ultimo o della società di revisione. L’identificazione è effettuata sulla base di un docu-mento valido per l’identificazione e non scaduto, quali:
• la carta di identità;
• il passaporto;
• la patente di guida;
• il libretto di pensione;
• il patentino per l’abilitazione alla conduzione di impianti termici;
• il porto d’armi;
• le tessere di riconoscimento munite di foto e timbro rilasciate da un’amministrazione statale. I dati necessari ai fini dell’identificazione sono:
• per le persone fisiche: il nome e il cognome, il luogo e la data di nascita, l’indirizzo della resi-denza o del domicilio, il codice fiscale e gli estremi del documento di identificazione;
• per i soggetti diversi dalle persone fisiche: la denominazione, la sede legale e il codice fiscale.
Identificazione indiretta È effettuata senza la presenza fisica del cliente solo quando quest’ultimo:
 sia già stato identificato direttamente per un’altra operazione,
 oppure i dati identificativi possono essere ac-quisiti diversamente (da atti pubblici, scritture private autenticate, da documenti recanti la firma digitale, da dichiarazione dell’autorità consolare italiana, da attestazione di un altro professionista o di una società di revisione di uno dei Paesi membri dell’UE).

Modifica di dati già acquisiti
Qualora a seguito dell’identificazione, interven-gano delle modifiche dei dati e delle informazio-ni contenute nell’archivio unico, sarà necessario rilevare le stesse entro 30 giorni dal momento in cui se ne viene a conoscenza, conservando, in ogni caso, le precedenti informazioni.
Identificazione a distanza È effettuata senza la presenza fisica contestuale del cliente e del professionista, qualora al cliente sia stata rilasciata un’apposita attestazione circa la sua identità da:
• intermediari abilitati;
• enti creditizi o enti finanziari di Stati membri dell’Unione europea;
• banche aventi sede legale e amministrativa in Paesi non appartenenti all’Unione europea, purché aderenti al Gruppo di azione finanziaria internazionale e succursali in tali Paesi di banche italiane e di altri Stati aderenti al Gafi.
Acquisizione documenti per la identificazione
Secondo quanto chiarito dall’UIC, in data 18 maggio 2006, ai fini dell’identificazione, non è necessario acquisire copia del documento di identità o di riconoscimento in quanto è sufficiente l’acquisizione degli estremi dello stesso. Il documento deve essere in corso di validità ma non sussiste alcun obbligo di monitorarne la scadenza.
Istituzione archivio unico
L’obbligo di istituzione dell’archivio unico informatico o cartaceo (parere UIC 18 maggio 2006) sorge soltanto qualora vi siano informazioni da registrare. Il termine per provvedere alla registrazione è di 30 giorni dalla identificazione del cliente. I dati vanno conservati per 10 anni dalla conclusione della prestazione.
Operazioni verso clienti già identificati
CASO 4
Qualora un cliente di uno studio commerciale, già identificato per la tenuta della contabilità, conferi-sca un nuovo mandato al titolare dello studio, per una prestazione non inerente la tenuta della conta-bilità, occorre procedere ad una nuova identifica-zione?
Nell’ambito degli adempimenti collegati all’antiriciclaggio, oltre all’identificazione del cliente è necessario poi procedere alla relativa registrazione dei dati, e nell’ipotesi di operazioni sospette, dar luogo alla segnalazione. Nell’archivio unico occorre quindi registrare e conservare le seguenti infor-mazioni:
• i dati identificativi del cliente e del soggetto per conto del quale si opera;
• la data dell’avvenuta identificazione;
• l’attività lavorativa svolta dal cliente e dalla persona per conto della quale agisce;
• la descrizione sintetica della tipologia dell’opera-zione, utilizzando specifiche causali;
• il valore dell’oggetto della prestazione professionale se conosciuta.
Modalità di conservazione dei dati
• Le informazioni devono essere registrate e conservate secondo l’ordine cronologico degli incarichi e delle operazioni cui si riferiscono, in modo tale da consentire la loro ricostruzione storica.
• L’archivio deve essere tenuto in modo ordinato assicurando la trasparenza e la chiarezza delle informazioni, la facilità della consulta-zione, della ricerca e del trattamento dei dati.
• I professionisti e le società di revisione possono affidare a terzi la tenuta e la gestione dell’archivio unico informatico, a patto che essi abbiano l’accesso diretto e immediato all’archivio stesso. Non sono comunque esonerati dalle responsabilità derivanti dalla tenuta dell’archivio.
• I dati e le informazioni rilevate devono essere conservati per dieci anni dalla conclusione della prestazione professionale.
• L’archivio unico può essere tenuto a mezzo di sistemi informatici o in forma cartacea.
Qualora il professionista debba eseguire un incarico o una operazione per un soggetto del quale già di-spone dei dati identificativi nonché delle altre informazioni, è sufficiente registrare nell’archivio unico soltanto le informazioni relative al nuovo incarico o alla nuova operazione, entro il trentesi-mo giorno dal conferimento del nuovo incarico.
http://antiriciclaggio.netforce.it/viewdoc.asp?co_id=1